Kat malikleri kurulu, apartman ve sitelerin en yetkili karar organıdır. Yönetici seçimi, işletme projesinin onaylanması ve önemli harcama kararları bu kurulda alınır. Doğru yürütülmeyen bir toplantı, alınan kararların sonradan tartışılmasına yol açabilir.

1. Toplantı çağrısı

Kurul yılda en az bir kez, yönetim planında belirtilen zamanda toplanır. Çağrı; toplantı tarihi, saati, yeri ve gündemi içerecek şekilde en az 15 gün önceden kat maliklerine yazılı olarak bildirilir. Çağrıda ilk toplantıda yeter sayı sağlanamazsa yapılacak ikinci toplantının tarihi de yer almalıdır.

2. Yeter sayı

Kurul, kat maliklerinin sayı ve arsa payı çoğunluğuyla toplanır ve kararlarını sayı çoğunluğuyla alır. İlk toplantıda yeter sayı sağlanamazsa ikinci toplantı yapılır ve bu toplantıda kararlar katılanların çoğunluğuyla alınabilir. Bazı kararlar için kanun daha yüksek çoğunluk arar.

3. Toplantının yürütülmesi

• Katılımcıların imzalı hazirun listesini hazırlayın.
• Divan başkanı ve yazman seçin.
• Gündem maddelerini sırayla görüşün, her karar için oy sonucunu yazın.

4. Kararların kaydı ve duyurulması

Kararlar karar defterine yazılır ve toplantıya katılanlarca imzalanır. Toplantıya katılmayan kat maliklerine kararların bildirilmesi, itiraz sürelerinin işlemesi açısından önemlidir.

MSYM Portal ile toplantı çağrısını tüm dairelere aynı anda gönderebilir, katılım durumunu takip edebilir ve karar özetini sakinlerle paylaşabilirsiniz.

Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır; özel durumlar için güncel mevzuatı esas alın.

Büyüyen siteler için gönüllü yöneticilik çoğu zaman yetersiz kalır ve profesyonel bir yönetim firmasıyla çalışmak gündeme gelir. Doğru firmayı seçmek, sitenin hem bütçesini hem de yaşam kalitesini doğrudan etkiler.

Değerlendirme kriterleri

1. Referanslar: Benzer büyüklükte sitelerde kaç yıldır hizmet verdiğini sorun, mevcut müşterileriyle görüşün.
2. Ekip ve belgeler: Saha personelinin ve site yöneticisinin mesleki yeterlilik belgelerini kontrol edin.
3. Şeffaf muhasebe: Gelir-gider kayıtlarını ve banka hareketlerini sakinlerin de görebileceği bir sistem kullanıp kullanmadığına bakın.
4. Raporlama: Aylık ve yıllık raporların içeriğini ve paylaşım sıklığını sözleşmeye yazdırın.
5. Sözleşme şartları: Hizmet kapsamı, fesih koşulları ve cezai şartlar açık olmalı.
6. İletişim: Taleplere hangi kanaldan ve ne kadar sürede dönüş yapıldığını öğrenin.
7. Teknoloji: Online ödeme, mobil uygulama ve dijital duyuru altyapısı sunup sunmadığını sorun.

Teklif karşılaştırması

En düşük fiyat her zaman en iyi teklif değildir. Teklifleri aynı hizmet kapsamı üzerinden karşılaştırmak için bir tablo hazırlayın ve kararı kat malikleri kuruluna sunun.

MSYM Portal, yönetim firmalarının tüm projelerini tek hesaptan şeffaf şekilde yönetmesini sağlar; site sakinleri de kendi kayıtlarını anlık olarak görebilir.